Proprietários de pequenos empreendimentos, executivos de multinacionais, vendedores – todos nós temos as mesmas 24 horas no dia. E o tempo é um ótimo equalizador.
Mas como algumas pessoas conseguem otimizar seu tempo para conseguir fazer mais em um dia, enquanto outras lutam bravamente para prolongar o mês em alguns minutos e, assim, alcançar seus objetivos? É como se alguns tivessem descoberto a chave para alcançar mais em menos tempo.
Veja um sistema simples, de apenas 4 passos, para produzir resultados incríveis gastando pouco tempo:
KISS
Você talvez se sinta tentado a pensar que precisa de um sofisticado sistema de monitoramento do tempo que inclua planilhas, calendários e ferramentas online. Basicamente, tudo o que for possível. A verdade é que, quanto mais complicado for o processo, menor a probabilidade de você se adaptar. Então, pegando emprestado um conceito desenvolvido pela marinha norte-americana na década de 1960, se você quer ser mais produtivo com o tempo que tem, a melhor coisa a fazer é adotar o “Keep It Simple, Stupid” – ou simplesmente KISS, um princípio que valoriza a simplicidade e acredita que a complexidade desnecessária deve ser descartada.
O KISS prega que a maioria dos sistemas funcionam melhor se forem mantidos simples, em vez de ir se complicando com o passar do tempo. Simplicidade, em outras palavras, deveria ser mais importante – sempre que possível – do que uma complexidade desnecessária. A teoria é defendida por Neen James, autora, palestrante e especialista em produtividade.
Simples, mas ainda eficaz
Neen compartilhou um sistema muito simples, mas ainda eficaz, que utiliza para dobrar sua produção em metade do tempo. “Eu escrevo três coisas que precisam ser feitas naquele dia em um post-it e carrego comigo o dia inteiro”, conta, rindo.
Embora seu método “sofisticado” – como ela mesma diz – soe engraçado, não é motivo de graça. Sua eficiência se baseia na simplicidade, pois força as pessoas ocupadas a priorizar suas tarefas diárias e focar nas coisas importantes.
“É um sistema que filtra”, ela afirma. “Cada vez que eu ameaço desperdiçar tempo ou me distraio, sou lembrada de que tenho três coisas importantes para fazer. Ou seja, tenho de escolher: se sigo adiante e realizo essas atividades em particular ou se perco meu tempo.”
Produtividade já não se trata de monitorar o tempo, defende Neen, mas de monitorar o foco. “O que nós podemos melhorar são os recursos que temos e como vamos investi-los para que estejamos aptos a fazer o melhor que conseguirmos”, completa.
Chunking
O método chunking consiste em dividir tarefas em pequenas partes intercaladas. Neen começa a dividir seu dia em atividades de 15 minutos cada. Segundo ela, essa é a chave para a produtividade.
A especialista recomenda criar um compromisso de 15 minutos consigo mesmo diariamente. No ponto alto do seu dia, identifique suas três atividades não negociáveis. Isso significa reconhecer as três coisas que vão guiar seus negócios ou sua performance no trabalho aquele dia. “São aquelas tarefas que precisam ser feitas antes que sua cabeça encoste no travesseiro a noite”, ela afirma.
Fazer as coisas mais importantes
O motivo pelo qual um post-it é tão eficaz é porque ele é compacto e portátil. Você pode carregá-lo em todo lugar e eliminá-lo quando as três tarefas mais importantes tiverem sido concluídas.
Entretanto, a questão é: não existem apenas tarefas antigas. Existem as tarefas de um nível mais elevado que você vai demorar para identificar no começo do dia e que são cruciais para o seu negócio – afinal, não é sobre isso que trata a produtividade? Fazer as coisas que mais importam?
“Trata-se de criar momentos relevantes”, diz Neen. “E essa é a grande questão sobre o tempo: uma vez que você o desperdiça, ele não volta.”
Fonte: Forbes