CINCO PASSOS PARA ORGANIZAR A SUA (INFINITA) LISTA DE TAREFAS

CINCO PASSOS PARA ORGANIZAR A SUA (INFINITA) LISTA DE TAREFAS

É muito comum nos vermos atolados em meio a tantas tarefas para executar no dia a dia. Esta lista interminável que criamos para nós mesmos provoca ansiedade, frustração e pouco resultado. Uma das coisas que é preciso considerar é que não será possível executar tudo de uma vez – e tudo bem.

Esta é uma das primeiras lições da PHD em neurociência Deb Knobelman, autora do artigo “How To Finish More Of Your Never-ending To-Do List”, publicado no Medium.

“Eu ficava nervosa com a possibilidade de ter coisas faltando na minha to-do list no final do dia. Somente a ideia de não conseguir dar conta de tudo me atrapalhava demais, me atrasava e tomava ainda mais o meu tempo”.
Para Bianca Machado, gerente da Catho, entre os principais impeditivos para uma organização bem-sucedida estão: a dificuldade em separar o urgente do importante, procrastinar as tarefas urgentes e as distrações contínuas incluindo as redes sociais. “É preciso também incluir na lista de afazeres os tempos de pausas porque o nosso cérebro precisa disso. Não planejar esses momentos é uma forma de sabotar a sua organização”.

Há uma série de métodos que podem te ajudar nesta missão, como o GTD (Getting Things Done), e alguns passos que funcionam como um guia para diminuir o estresse e conseguir resultados mais satisfatórios no fim do dia. Abaixo, listamos alguns deles.

Primeiro Passo: Aceite que você não vai completar a sua to-do list em um único dia.

Se você não aceitar que não fará tudo hoje, acabará não fazendo nada. Muitas vezes definimos metas de produtividade irreais para nós mesmos. E depois nos punimos por não alcançar esses objetivos. Aceitar que você não vai dar conta de tudo é o primeiro passo para quebrar o ciclo perfeccionista.

Segundo Passo: Anote cada coisa específica que precisa ser feita.

Quando você faz isso para cada atividade, é muito mais fácil ver exatamente o que precisa ser feito. É importante ter clareza de todas as etapas das tarefas que constam em sua lista. Uma breve análise do que foi listado é importante para que você compreenda cada uma das atividades.

Terceiro Passo: Priorize a lista.

Nem tudo na lista pode caber no seu dia. Então, você precisa hierarquizar as tarefas, eliminar o que não for tão importante, delegar o que for necessário. A chave é determinar quanto tempo você tem em um dia e escolher um número realista de atividades para preenchê-lo. Segmentar as tarefas em diferentes áreas também facilita a organização. Esse é o momento que funciona como um verdadeiro filtro.

Quarto Passo: Programe exatamente quando você irá realizar cada tarefa.

Comece agendando os não-negociáveis. Quais são as coisas que têm prazos mais próximos? Quais são as mais importantes para você? Determine quantas dessas coisas você pode encaixar no tempo real que você tem no seu dia. Daí, você precisa determinar exatamente quando fará cada uma delas. O benefício de fazer isso é a quantidade de tempo que você economiza entre as tarefas. Você já decidiu, com antecedência, o que vem a seguir e quando você fará isso.

Quinto Passo: Execute.

É aqui onde deve se concentrar a maior parte do seu tempo. Após uma triagem das tarefas, a execução de cada uma delas se torna mais fluida e prática. Depois de criar um cronograma realista, você saberá exatamente o que pode e o que não pode fazer e quando. E o mais importante, sua lista não vai mais sobrecarregar você.
 
 
Fonte: Experience Club

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